In december 2001 werd de Europese richtlijn 2001/115/EG goedgekeurd. Deze richtlijn gaat over de vereenvoudiging, modernisering en harmonisering van de ter zake van de facturering geldende voorwaarden op het gebied van de belasting over de toegevoegde waarde. In de richtlijn wordt een geharmoniseerde lijst vastgesteld van verplichte vermeldingen die een factuur moet bevatten en worden een aantal gemeenschappelijke voorwaarden voor elektronische facturering, elektronische opslag van de facturen, eigenhandige facturering en uitbesteding van de factureringswerkzaamheden vastgelegd.
Op 1 januari 2004 werd de Europese richtlijn omgezet naar Nederlands recht, zie aankondiging op de website van het Ministerie van Financiën, maar helaas heeft dat niet geleid tot een sterke toename van Elektronisch Factureren. De Nederlandse Overheid gaat nu Elektronisch Factureren de komende jaren stimuleren met als streven om in 2010 tien procent van de facturen elektronisch te ontvangen en te verwerken. Uit de bevindingen van de Factuurmonitor 2008 blijkt dat het merendeel van de bedrijven en organisaties in Nederland eveneens de komende drie jaar willen overstappen op geautomatiseerde factuurverwerking. De Factuurmonitor is een onderzoek naar het gebruik van elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking in Nederland en in Europa.
Het onderzoek geeft aan dat onduidelijke wet- en regelgeving de grootste belemmering vormt voor het in gebruik nemen van Elektronische Facturatie. Daarom is het goed om te eens te kijken naar hoe de Europese richtlijn in Nederland is vormgegeven en/of ingevuld. Het gaat dan met name over de wettelijke eisen en voorwaarden waaraan voldaan moet zijn.
De Europese richtlijn stelt dat elektronisch factureren toegestaan is mits:
1) De afnemer / koper heeft bevestigd een factuur in elektronisch formaat te willen accepteren.
2) De authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud worden gewaarborgd door middel van:
• Een beveiligde elektronische handtekening ofwel een geavanceerde elektronische handtekening6. Lidstaten kunnen eisen dat de handtekening is voorzien van een goedgekeurd certificaat, de handtekening wordt dan een gekwalificeerde elektronische handtekening.
• EDI (Electronic Data Interchange)
• Een andere manier onder de voorwaarde dat de lidstaat dit goedkeurt
Opmerking: De Belastingdienst heeft op 17 november 2005 de eis laten vervallen om bij een EDI-factuur een afstemmingsoverzicht op papier aan te maken en deze vervolgens naar de ontvanger te versturen. Ondanks het feit dat deze eis is vervallen, adviseert de EDI Toetsing Commissie (ETC) het afstemmingsoverzicht te handhaven. Het afstemmingsoverzicht vormt voor de ontvanger namelijk een belangrijk hulpmiddel om te controleren of alle EDI-facturen ook daadwerkelijk zijn binnengekomen en of de factuurtotalen op het afstemmingsoverzicht overeenstemmen met de totalen van de EDI-facturen. Door middel van het afstemmingsoverzicht is de controleerbaarheid van de EDI-facturen goed uit te voeren.
